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Para sentar os convidados no seu copo-d’água, poderão deixar que cada convidado escolha o seu lugar ou poderão recorrer a um plano de distribuição de lugares.
Um plano de distribuição de lugares tem diversos objectivos:
- Reduzir a confusão no momento entrada no espaço
- Incentivar a conversação amigável, evitando que os seus convidados se sintam desconfortáveis por não terem temas de conversa com os restantes membros da sua mesa
- Honrar os convidados especiais
Para poder elaborar um plano de distribuição de lugares, deve começar por saber:
- Quais os convidados que confirmaram a presença
- Quantas mesas serão colocadas no copo-d’água
- Que tipos de mesas estão disponíveis e quantos convidados se poderão sentar em cada mesa
- Se possível, a localização das mesas na sala, não esquecendo do espaço para a mesa do bolo de noiva
Mesa dos Noivos
Normalmente a mesa dos noivos é das mais fáceis de definir. Os noivos são sempre o centro das atenções, pelo que os convidados que fiquem na mesa dos noivos serão considerados convidados de honra. Entre eles poderão estar os padrinhos, os pais dos noivos, avós, irmãos ou outros convidados muito especiais.
Caso tenham dificuldade em seleccionar quais os convidados que ficam na mesa dos noivos, tem ainda como alternativa estabelecer que na mesa dos noivos só ficarão os próprios, numa opção que poderá até ser mais romântica (e que é actualmente comum nos casamentos de estrelas como David e Victoria Beckham) ou colocar dois lugares vazios em todas as mesas, circulando os noivos por todas as mesas.
Designação das mesas
As mesas precisam de ter algum tipo de designação, para que seja possível colocar a identificação de cada mesa no plano de distribuição de lugares na porta de entrada do espaço.
A forma mais simples será optar por numerar as mesas. Outras alternativas serão dar nomes mais ou menos criativos a cada uma, como:
- Nomes de flores
- Nomes de cidades ou países
- Nomes de pedras preciosas
- Cores
- Nomes de animais, aves ou borboletas
- Casais famosos
- Carros ou motas
- Algo relacionado com os hobbies dos noivos
Atribuir um nome a cada mesa pode ser um pouco complicado caso existam muitas mesas, mas normalmente a existência de um nome para a mesa facilita a tarefa dos convidados fixarem qual a sua mesa. Se optar pela numeração, tenham em atenção que a mesa dos noivos deve ser a número 1 ou não ter numeração.
Para além de colocar os números ou nomes das mesas no plano de distribuição é ainda importante verificar que a mesa tem a sua identificação bem visível. Poderá optar-se por colocar uma imagem relacionada com o nome da mesa. No caso de se tratar de número, uma ideia original é colocar uma foto dos noivos nessa idade (por exemplo, com 2 anos na mesa 2). Outra hipótese é usar o naipe de copas de um baralho de cartas (por exemplo, o 2 de copas na mesa 2).
Procurar as semelhanças
Aos convidados devem ser atribuídos lugares segundo experiências e interesses comuns. Os casais devem ser sentados juntos. Se possível, as pessoas que estão numa mesma mesa já se deverão conhecer. Se isso não for possível (e provavelmente haverá alguma mesa em que não é…), tente agrupar as pessoas de acordo com os seguintes critérios:
- Convidado do noivo ou da noiva
- Profissão
- Idade
- Hobby
Tente também conseguir um número equilibrado de homens e mulheres. Poderá ser tentador separar também de acordo com o estado civil, mas tenha em conta que sentar todos os convidados solteiros na mesma mesa, poderá despoletar uma situação confrangedora; é normalmente uma melhor estratégia misturar casais com solteiros.
Finalmente, tente evitar criar uma mesa com os convidados que sobram. Apesar de dar mais trabalho, será melhor tentar distribuí-los por várias mesas. Se a organização das mesas estiver a ser difícil, poderá tentar algumas estratégias:
- Escrever o nome de cada convidado num Post-it pequeno e tentar organizar os convidados colando e descolando Post-its numa mesa grande ou numa parede.
- Criar uma tabela no computador com os nomes e características dos seus convidados e “Cortar” e “Colar” até conseguir uma boa organização
- Usar um programa especial para este fim. Infelizmente, estes programas não são gratuitos e não existem em Português, mas pode tentar o Perfect Plan que lhe permite organizar até 1000 convidados.
Crianças
Poderão ser criadas uma ou várias mesas especialmente para as crianças ou optar por sentar todas crianças na mesa com os seus pais. De qualquer forma, crianças pequenas devem ficar com os pais.
Se se tratar de um segundo casamento, os filhos do noivo ou da noiva poderão sentar-se na mesa dos noivos ou próximos desta mesa com outros parentes. No caso dos adolescentes, se já se conhecerem entre si, é provável que prefiram estar em mesas todos juntos.
Idosos
Ao organizar as mesas é preciso ter em atenção que as pessoas mais idosas têm requisitos especiais: por um lado podem ter mais dificuldade em ver ou ouvir, mas por outro provavelmente preferem não ficar sentadas em locais perto da banda ou das colunas de som.
Momentos
É necessário ter em conta que durante a festa existirão diversos momentos: a refeição propriamente dita, o partir do bolo, a visita às mesas, a dança, as fotos ou outros momentos. Devem informar-se sobre se será necessário alterar parcialmente a organização das mesas no espaço ou a atenção dos convidados. Na medida do possível, a localização dos convidados deve atender às suas características. Por exemplo, a avozinha talvez não goste de ter de mudar de sítio quando as mesas mais próximas da pista forem deslocadas para ganhar espaço para a dança. As crianças pequenas podem sentir-se tentadas a provar as sobremesas antes de tempo. Os padrinhos podem sentir-se desprestigiados se ficarem num local de baixo destaque no momento de partir o bolo. Tudo isto deverá, sempre que possível, ser levado em consideração.
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